利用科技在家工作

欢迎来到阿德莱德大学员工的“在家工作”页面。请关注这个页面,了解在家工作的新闻和更新。

itds想要让我们的阿德莱德大学人民更容易工作,教育并使用技术与家庭合作。这意味着某些过程五月改变,就像我们实现改进和其他的解决方案。

请记住,大学的政策和程序继续在家中申请所有员工。这包括:

  • 我们作为“公共官员”腐败行为独立委员会的义务
  • 我们识别,披露和管理利益冲突的义务
  • 我们有义务按照IT可接受使用和安全政策使用大学的IT设备和系统
  • 我们在健康,安全和福祉政策下维持安全的工作地点的义务
  • 对行为准则和政策的承诺,为大学人员建立适当的行为和行为标准。

在家工作的提示个人购物个人购买家具

如果有IT工具或软件您需要,或者您发现有些东西不像以前那样工作,检查这个页面,因为可能有一个更新回答您的查询!

    扩张
  • 入门

    您可以做一些小事,以准备在家或校外工作。

    您的数字设备需要在您的数字设备上进行互联网接入,以便能够与家庭协作工作。

    我们已经创建了从家庭指导工作的技术提示帮助你开始。

    在线的培训课程自助指南也可以帮助你在家工作。

    如果你准备好了,确保您已登录到计算机并在离开办公室之前通过以下步骤。

    软件

    如果您正在计划在家工作,您可能希望通过在工作计算机上下载软件进行准备。

    为了能够从软件中心(windows用户)或Mac自助服务(Mac用户)下载软件,您需要连接到大学网络。以下是我们推荐的一些协作软件选项:

    • 缩放客户端和缩放Outlook插件
    • 盒子
    • 思科Jabber
    • 思科AnyConnect VPN

    如果您在离开校园前没有机会下载您的协作软件工具,您仍然可以在网上访问它们:

    飞涨

    盒子

    思科Jabber

    笔记本或桌面吗?

    大学拥有的笔记本电脑是在家工作时使用的首选设备。请确保您至少在将其置于大学内登录到大学内部

    如果没有其他选项可用,则可以将您的大学桌面机器携带回家,或者让您的桌面配置为允许您远程从家中连接到它。

    如果您选择远程连接到您的桌面,请注意,如果它不正确重启或大学将电力降低到您的办公室,则可能会变得无法使用。如果您没有笔记本电脑,我们建议使用步骤允许您拍摄桌面主页,而不是为远程连接配置它。

      在您离开之前,您需要采取的步骤才能为您的桌面计算机工作离开现场

      1. 致电服务台(分机33000),提供:
        • 计算机的主机名(在任务栏的右下角的“服务桌信息”中找到它,或在机器上查看贴纸)
        • 你的员工编号(你的“a”号码)
      2. 服务台将使这台计算机在家也能使用
      3. 指示后,重新启动计算机
      4. 服务台将检查您的设置是否正确工作
      5. 当有指示时,重新启动计算机
      6. 服务台会确认这个过程是正确的,然后你就可以把桌面机带回家工作了。

      你可能还需要把网线带回家,因为大多数台式电脑没有wi-fi。确保这条电缆足够长,可以连接到你的电脑和调制解调器。

      这些是要将桌面配置为远程连接到计算机的步骤:

      1. 提交网上申请表配置设备以允许连接
        • 只有一个桌面,您以前签署的签名将有效
        • 您需要知道计算机的主机名或IP地址
        • 您的计算机将在表格完成后2小时内重启。这是允许远程连接所必需的
      2. 您将收到一个自动响应,有关如何连接到您的计算机的说明。
      3. 在以后的日期,一旦您从办公室返回工作,您的远程连接访问将被撤销

      如果您将使用个人电脑在家办公,请确保已更新杀毒软件并安装了前面提到的所有工具。如果您使用个人电脑,我们建议您通过ADAPT(见下文)登录。

    1. 准备在家工作

      带回家您需要的任何物理物品,包括:

      • 笔记本电脑*
      • 笔记本电脑充电器
      • 键盘(如果无线包括USB)
      • 鼠标(如果是无线的,包括USB)
      • 码头站
      • 你可能需要的文件

      *最好使用大学拥有的笔记本电脑在家工作,但如果没有其他选择,你可以把你的大学台式机带回家工作。如果你这样做,你可能还需要把网线带回家,因为大多数台式电脑没有wi-fi。如果查看这个选项,请参考上面的部分(“入门”)获取您将需要的重要信息。

      离校前需完成的任务包括:

      • 确定是否需要VPN,并注册
      • 想想你在家里的人体工程学设置-你需要特殊的设备吗?
      • 在计算机上安装软件
      • 删除任何易腐品
      • 如果你有植物或其他生物,想想没有你会对它们造成什么影响

      在家工作时:

      • 对自己和同事要有耐心
      • 要明白,如果多人在家办公,那么互联网和虚拟会议工具可能真的很慢
      • 清除谁负责每项任务
      • 安排与团队的定期追赶
      • 与你的团队讨论你将主要如何沟通- Jabber, Zoom, email, Box
      • 讨论一下,如果你的团队中有人生病了,谁来接管责任
    2. 你需要调整或VPN吗?

      很多人不需要使用ADAPT和VPN,但两者都可以支持我们访问我们的一些软件系统和网络数据。D由于当前使用率的增加,使用VPN时可能会遇到响应时间较慢的情况。如果您需要访问大学网络驱动器上的特定软件或文件,我们建议使用ADAPT。

      您可以确定是否需要根据软件系统所需的访问来使用Adapt或VPN。

      同时可以使用VPN的员工数量是有限制的。如果你没有积极使用VPN,请确保你已经登出。这将确保学生管理、财务和工资等基本系统能够继续有效运作。

      下面列出了一些比较常见的系统,以及在有大量员工在家工作时访问这些系统的推荐方法。如果你正在寻找的应用程序不在下面的列表中,看一下这个更详细申请列表

      在线 - 基于云 VPN或适应
      盒子 PeopleSoft.
      飞涨 FreezerPro
      jabber(一旦下载) epro.
      迈氏 Cognos
      访问阿德莱德 HPECM(记录管理)
      Echo360 OpenStack
      极光 cher
      FIGSHARE.
      LabArchives
      研究人员简介
      人力资源部批准
      研究主
      基因组数据存储库
      凤凰城
      CRM (Web浏览器) CRM(客户端)
      贾拉
    3. 设置你的空间

      人力资源部有关于在家工作的有用信息从家庭过程页面工作

      最需要注意的是:

    4. 保证数据和设备的安全

      当我们在家或不在现场工作时,我们需要更加警惕我们的大学信息的安全。这保护它页面包含很多有用的信息,但这是一个快速摘要:

      使用电子邮件

      看看电子邮件在家里下面的标签。

      在线工作

      安全在线页面给我们一些关于在线工作的提示,包括有关使用我们个人计算机的信息。

      浏览实践的四个主要提示是:

      • 关闭你不用的浏览功能
      • 确保您在您的预定目的地
      • 只从您信任的网站下载内容
      • 在你给网站输入密码之前,停下来想一想

      如果我们在家工作,这些提示尤为重要,特别是如果我们正在使用我们的大学使用我们的个人电脑。

      我们可以使用的在线工具

      我们可以改变一些小事,使我们更容易从家里协作工作。例如,大学提供了所有员工和学生,可以访问一些在线协作工具。

      两个您可能想要开始的两个(如果您没有使用它们)是:

      1. 盒子:创建,编辑和保存您的文件。有关框的更多信息 - 请参阅“访问文件'
      2. 飞涨:一个可用于会议,课程和与同事交谈的在线视频工具。有关缩放的更多,请参阅“与同事交流'

      这些工具提供比电子邮件互相电子邮件更安全的选项。

      保护您的数据

      在大学里,我们处理大量的数据。我们已经在上面提到了一些备用的数据访问选项,如果您在非现场工作的话。它们是ADAPT, VPN, Box和Zoom。这些应该足以使您开始在安全环境中工作。

      IT安全团队为我们提供了一系列有关保护我们数据的有价值信息。目前,您可以查看信息数据管理

      请注意,敏感的大学数据不应存储在个人云存储或便携式存储中,例如USB驱动器。

      确保你的帐户

      总结一下保护您的帐户信息,确保不要与任何人分享你的密码。如果你需要在在线环境中共享文件,可以使用大学认可的工具,比如Box。在Box中,您可以创建、编辑、管理和监视谁有权访问您的文件。

      与人一起工作

      在公共场所工作可能会通过其他人可见的文件和手机或缩放呼叫无意中曝光敏感信息。就社会疏散和信息安全而言,您只能在家中工作,避免在咖啡馆和图书馆等公共场所工作,并避免使用公共WiFi热点。仅使用您的工作计算机来处理敏感数据,因为它具有适当的安全措施。

      使用自己的电脑

      您的工作笔记本电脑是针对病毒的适当安全性设置。仅使用您的工作计算机来处理敏感数据,并避免在您的个人计算机上访问风险网站和敏感数据。如果使用自己的计算机,您可以了解有关安装和更新安全软件的信息安全在线个人电脑选项卡下。

      保护你的设备

      随着我们更多地依赖笔记本电脑,平板电脑和手机等移动设备,随着损失,盗窃或损坏的风险更大。请注意设备的物理安全性以及数据安全性。

      大学房地产

      如果您携带了任何学校物品(如笔记本电脑、电脑、显示器、鼠标)回家,请确保在校园重新开放时将这些物品带回工作场所。一般来说,大学的设备不应该被其他家庭成员使用。

    5. 电子邮件在家里

      我们大多数人用于使用Outlook Desktop应用程序来访问我们的电子邮件。打开我们的电子邮件可能是我们在早上到达工作的第一件事。

      您是否知道大学收到的所有电子邮件中的91%是垃圾邮件?如果您希望IT安全团队能够继续保护和支持您和您的电子邮件安全性,如果您在家中工作时,您应该继续使用大学电子邮件帐户。

      如果您没有使用您通常的大学计算机,您可以通过您的电子邮件访问适应或者VPN,但我们建议使用基于Web的Outlook版本为那些需要的人提供免费的ADAPT和VPN许可证。

      使用基于Web的Outlook版本意味着您可以随时随地访问您的大学电子邮件,如果您有浏览器和Internet连接。

      访问基于Web的电子邮件版本

      • 登录的最简单方法是访问ITDS电子邮件页面, 或者
      • 从快速链接(UoA网页的右上角)中选择'大学电子邮件”。向下滚动,点击'登录员工电子邮件和日历的
      • 否则,从UofA网页上方的菜单中单击职员然后点击'邮件和日历的在左侧菜单中

      基于Web的版本与桌面版本有点不同,因此您可能希望保留web支持页面上的Outlook便利。

      您也可以参考:

      我们建议

      1. 如果你的邮件顺序不整齐,检查你的“排序”选项在过滤器。更改过滤器可以确保您按照所需的顺序查看电子邮件。
      2. 如果您在多个收件箱中工作,您可以使用打开另一个邮箱的指南打开一个共享收件箱。
    6. 与同事交流

      当你在家里工作时,与同事交流和沟通稍微困难。值得庆幸的是,我们有几个工具将帮助您与您联系联系。

      资讯科技署开发了一个网页,详细介绍了大学可用的协作工具

      你可以使用思科Jabber从一台设备打电话到另一台设备。Zoom和思科Jabber聊天功能也可用,将是一个有用的方式与您的同事沟通。

      1. 电子邮件- 如果问题/对话不太紧急,请发送电子邮件。
      2. Cisco Jabber用于电话对话- 如果您使用的是大学笔记本电脑,您已经安装了jabber。如果您使用的是个人设备,可以使用使用的jabberCisco Jabber指南。关于如何使用Jabber打电话的进一步信息,包括演示它如何工作的视频,可以在思科Jabber自助指南中找到。
      3. 用于聊天对话的Cisco Jabber- 您还可以使用Cisco Jabber作为即时消息服务。因此,如果您要联系的人在线,他们将立即收到您的留言。聊天功能有助于提出快速问题并具有非正式聊天。

      会议和类

      如果你想跟人聊天,飞涨将成为您最好的工具。它与Skype或Messenger视频通话相同。缩放在笔记本电脑或移动设备中使用相机和麦克风,并允许多个参与者进行通信。您也可以分享您的屏幕并提供演示,就像您在真正的会议中一样。您可以关闭视频,但在您谈话时,互相看到彼此是在场地时保持联系的好方法。

      可以在手机,平板电脑或笔记本电脑上访问缩放。如果您已在工作笔记本电脑上下载Zoom,您可以单击以打开应用程序;否则你可以登录在线放大版使用你的大学邮箱和密码。您可以通过音频或音频和视频加入一个Zoom会议。

      它已经创造了一些指南让你开始缩放更有效地使用变焦,包括在会议和课程中保持安全。

      了解更多关于缩放网络会议

    7. 访问文件

      访问保存在网络驱动器中的文件(例如s:/和u:/)

      以下是一些访问文件和在家工作的不同方法:

      适应

      适应模拟你的工作桌面,这样你就可以像平常一样打开你工作电脑上的所有软件和文件。然而,访问文件似乎很慢。

      VPN

      可以通过。访问网络驱动器虚拟专用网(VPN)

      如果您需要通过VPN访问您的信息,我们要求您认为员工许可证一次有限。请确保您在没有积极使用它的情况下注销。

      盒子

      Box是我们大学文档的批准的在线云存储平台。您可以轻松地保存,访问和编辑Microsoft Office文档盒子工作团队可能会决定将他们的工作文档从网络驱动器(例如S:或R:)转移到Box,以支持基于云的工作

      如果您是新的框,请在登录后打开“入门”文件夹,并通过指南和视频工作。

      在使用在线版本的框时,我们建议您“安装Box Tools”。找到框工具的最简单方法是开始打开Microsoft Word,Excel或PowerPoint文档,然后单击“打开”(在右上角)点击“安装箱工具'.

      对于不属于Microsoft Office套件的文件:Box将存储它们,但您需要在试图访问它们的计算机上安装相关软件。

      在框中,存在32GB的文件大小限制,但存储量无限制。

      看这个5分钟的视频有一些顶级提示要使用盒子入门。

      记住- 我们的大学存储选项仅提供与大学相关的学习和工作。

      微软办公软件

      如果您使用的是大学计算机,那么您很可能已经拥有Office产品。如果你需要使用个人电脑,但没有自己安装软件,你可以访问Office 365。

      在这里你可以找到如何下载Microsoft Office 365.在你的个人电脑上。

      其他软件

      如果您需要在您自己的个人计算机上工作,那么员工提供了一些软件。您可以了解有关可用软件的信息员工软件 - 个人拥有页。其中一些软件是免费的,有些软件可根据我们大学协议的成本降低。

    8. 工作PhoneCalls和呼叫转移

      如果你在外地工作,你不必错过给你工作号码的电话:你可以把它们转给一个外部号码。如果您正在工作(或有同事可以协助),您可以使用桌面电话手持设备将呼叫转移到外部号码,或者您可以使用Self Care Portal实现这一点。你可以找到这两种选择的指南这里(见第2页)。

      您还可以远程使用Self Care Portal为您的工作电话号码设置呼叫前转,但您需要连接到大学VPN才能做到这一点。有些大学的工作人员使用PABX电话系统,不能远程完成这项工作,所以如果你能在现场通过手机完成(或让现场的同事帮你完成),建议你这样做。如果您需要呼叫前转,但无法现场或远程完成,请与服务台联系;然而,这可能需要一段时间,因为目前的呼叫和请求我们正在接收。

      此外,您还可以使用Jabber拨打和接听电话。所有的大学工作人员都应该能够使用Jabber Chat来发送信息(而不是打电话)。如果您的Jabber帐户也启用了电话呼叫(一些是),您可以使用Jabber在您的电脑、iPhone、iPad或android手机上拨打和接听电话,如果您已经在设备上安装了Jabber。你也可以通过Zoom与同事聊天和联系(见上面的“与同事交流”)

    9. 互联网在家里

      互联网接入对我们的大部分工作非常重要,这包括在家工作。当您在家工作时,有一些不同的互联网使用选项。阅读技术选项,员工在家工作-在首选的顺序!

      使用您的家庭宽带互联网

      如果你的数据允许量不够高,不足以满足你在家工作的需要,请咨询你的家庭互联网供应商,因为现在有很多公司都免费提供额外的数据或无限的数据。但是,如果您仍然没有足够的数据津贴,请使用提供商增加数据计划。

      为没有家庭宽带的员工服务

      如果你有一台供工作使用的手机,你可以通过激活手机上的“个人热点”功能,把电脑和它连接起来,就像使用wi-fi一样,在家里工作时使用手机的网络连接。

      为没有家庭宽带或工作手机的员工提供服务

      如果您没有家庭宽带或工作提供的移动电话,您可以热点到您的个人移动电话。如果您的个人电话上没有足够的数据津贴,请使用您的手机提供商检查,因为现在可以免费提供其他数据或无限数据。如果您的数据津贴仍然不够,请与您的提供商增加您的数据计划。

      一定要小心,确保你没有超过你的个人移动计划的数据限制,以避免过度收费。

      另一种选择(如上述选择不可行)

      您还可以通过Optus订购Wi-Fi热点网络形式并且可以寄到您提供的地址。该热点设备的价格为300美元,可以向大学成本中心收费,并有一个持续的数据计划,每月18.18美元,2GB的数据容量。如果使用此选项,有关设备安装的任何帮助,请联系ITDS服务台没有家访设置。另一个选择是p从零售供应商购买预付热点。如果您正在考虑这个选择,请在购买前与您的经理确认。

      如果您在远程进行工作的同时可能会为您的互联网接入提供额外的个人费用,请参阅大学偿还移动/互联网费的指南,它提供了用于报销移动和互联网费的逐步说明。

    10. 保密和隐私

      在家工作时,我们都有义务保护大学信息和记录的机密性,并确保我们不会无意中违反大学对我们所处理的任何数据或文件的隐私义务。

      以下是一些帮助您的提示,确保您是访问大学信息的唯一一个:

      • 把任何复印资料放在安全的地方,并确保你的家庭其他成员无法查阅
      • 确保您是唯一能够通过保密密码机密和锁定计算机或其他设备而无法访问大学IT系统的人
      • 如果您使用大学设备从家中工作,您通常不应被您家庭的其他成员使用。但是,您可以在IT可接受的使用和安全策略下使用大学设备进行合理的个人使用
      • 如果您使用个人设备在家办公,请确保设备装有足够的病毒防护软件,所有软件都是最新的,并有强密码保护
      • 如果您使用的是共享个人设备,请确保仅在官方大学系统上存储任何大学信息,而不是在本地设备上存储。使用该设备的家庭成员可以访问存储在本地设备上的文档,这些设备可能导致违反隐私或机密性
      • 硬拷贝文件应在粉碎机或机密废纸箱中处理,而不是普通的家庭垃圾。如有必要,请留住文档,直到您可以再次访问校园设施以安全地处理它们。
    11. 记录管理

      你与工作相关的通讯和文件是大学记录,应该以符合州记录法案和信息自由法案的方式归档和存储。这意味着你应该:

      • 在大学控制系统或设备上存储大学记录,而不是个人设备或记录存储系统
      • 在大多数情况下,继续使用大学的记录保存系统HPE内容管理器存储电子记录
      • 保留印刷品,直到不再需要或可以提供以记录存档服务
      • 不得删除电子邮件或丢弃包含大学记录的印刷品
      • 随着正常练习,Lodge签订记录服务,以纳入法律文件登记
    12. 关于系统需求的重要说明

      这是一个忙碌的时光!凭借更多的人在家工作,或者以不同的方式工作,ITDS服务台正在展开大量的呼叫。

      此外,随着越来越多的人从大学(和其他地方)开始在家工作,将会有越来越多的IT基础设施的需求超出我们的控制(如NBN,家庭互联网连接等)和一些拥塞问题,或有时缓慢。

      你可以通过主动让东西离线,使用Box(和Box drive)进行文件共享,只有需要VPN的东西才使用它来帮助你。这将有助于确保所有人在需要时更容易地获得这些服务!